Implantar el trabajo colaborativo de forma exitosa es un gran problema para muchas empresas. La colaboración es una parte muy importante del éxito de una empresa. Muchas están buscando una herramienta que incremente la comunicación y el trabajo en equipo.
Para cada persona o para cada unidad de negocio la colaboración no significa lo mismo. Lo primero para implantar el trabajo colaborativo es obtener una definición conjunta de lo que se va a entender y a dónde queremos llegar.
Recientemente ha surgido una iniciativa llamada “Measuring Collaboration Success” cuya meta fue sacar un “Whitepapper” con estas tres premisas:
- Definir lo que la comunidad entiende por colaboración exitosa.
- Entender cómo se mide ese éxito.
- Documentar los pasos llevados a cabo de una manera que asegure que son alcanzados y medidos en cada organización.
Esta iniciativa se puede seguir en Twitter en #MeasureCollabSuccess
Además se puede hacer una encuesta que no será utilizada para propósitos de marketing en la URL: http://bit.ly/1TKeUbu
Las conclusiones que se han obtenido, hasta ahora, basadas en las respuestas de esta encuesta son las siguientes:
- Debes emplear más tiempo en planear y comprender todo los escenarios finales del usuario, porque lo que tu proveedor te ofrece y lo que el usuario quiere no está 100% cubierto.
- Tienes que estar seguro de que tu CIO está preparado para adoptar esta tecnología, porque si no tu camino será complicado.
- Debes crear una solida asociación entre IT y negocio para asegurar el respaldo de la iniciativa.
- No debes intentar implementar en toda la organización a la vez, primero aplícarlo en un grupo como prueba, antes de implementarlo en toda la organización.
- Debes conocer cómo se percibirá el éxito en tu empresa. Hay que poner foco en las personas y en la forma en que trabajan juntas y no en la tecnología.
- Haz un análisis de negocio completo y requerimientos funcionales antes de comenzar tu proyecto.
- Utiliza el concepto de proyecto piloto. Hay que utilizar más tiempo probando, así ahorrarás mucho tiempo y dinero.
- Pregunta a la gente como trabaja ahora y como trabajarán en el futuro.
- Se claro en los escenarios de negocio que estás intentando resolver.
- Comunícate a menudo con los integrantes del proyecto.
- Habla con los usuarios finales sobre lo que necesitan y lo que van a usar.
- Asegúrate de tener un apoyo claro del liderazgo y de que se entienda el valor de negocio. Debemos ser claros con las expectativas y el valor real aportado.
- Utiliza más tiempo en identificar a las personas que deben estar involucradas en ejecutar los cambios.
- Ten un plan. No te olvides de la gobernanza de datos. Un plan de proyecto es esencial, y como parte del plan ten claro los roles y las responsabilidades.
- Tienes que estar seguro de tener un alcance, un foco y una dirección clara.
- Necesitaras tener embajadores y evangelistas de la plataforma.
- Es necesario construir un cuadro de mandos para medir el éxito del proyecto. A medio plazo es importante tener visibilidad del avance.
- Explica a los usuarios porque deben utilizar la nueva solución.
- Este es el camino para conseguir el éxito, convence a todo el mundo.
- Trabaja en equipo y valora otras fortalezas.
- Ten las metas de negocio claras, una arquitectura correcta, un comienzo fácil, la formación al usuario final y la obtención de recursos altamente cualificados.
- Escucha a los clientes, busca patrones comunes, obtén algunas victorias rápidas para crear impulso y crear un efecto viral.
En conclusión, para implementar la colaboración, se necesita tener claramente articulado un plan y compartida una clara comprensión de lo que se quiere lograr. Después necesitaremos un conjunto exhaustivo y detallado de métricas, de forma que se pueda medir y hacer pequeños cambios en la estrategia mientras se continúa hacia adelante. Por último, se debe hacer una implementación con la que se entienda el problema en su conjunto, asegurando la transparencia e informando a cada paso.